Privacyverklaring
SHWBZZ vof – handelend onder de handelsnaam Wünderbaar
SHWBZZ vof hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, hoelang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679, hierna “AVG” of “GDPR”) en de toepasselijke Belgische wetgeving.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:
SHWBZZ vof
Handelsnaam: Wünderbaar
Erembodegemstraat 31 bus 1, 9300 Aalst, België
Ondernemingsnummer (KBO) / BTW: BE 0662.349.157
E-mail: wouter@wunderbaar.be
Voor alle vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons via bovenstaand e-mailadres bereiken.
2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, waaronder:
bezoekers van onze website en van onze sociale-mediakanalen;
klanten en prospecten, en hun contactpersonen;
leveranciers, freelancers en partners, en hun contactpersonen;
deelnemers, geïnterviewden en andere personen die herkenbaar in beeld of geluid worden vastgelegd tijdens onze audiovisuele producties;
personen die ons contacteren via e-mail, telefoon of sociale media.
3. Journalistieke en artistieke doeleinden
Als productiehuis komt Wünderbaar veelvuldig in aanraking met persoonsgegevens in het kader van journalistiek en artistiek werk. De wetgeving inzake gegevensbescherming voorziet uitzonderingen voor de verwerking van persoonsgegevens voor journalistieke doeleinden en met het oog op academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen (artikel 85 AVG). Deze uitzonderingen zorgen voor een evenwicht tussen het recht op gegevensbescherming enerzijds en de vrijheid van meningsuiting en van informatie anderzijds. Deze privacyverklaring doet in geen geval afbreuk aan die geldende uitzonderingsbepalingen.
Dit betekent onder meer dat bepaalde rechten (zie punt 10) niet of slechts beperkt kunnen worden uitgeoefend ten aanzien van beeld- en geluidsmateriaal dat reeds in een productie is verwerkt of is uitgezonden.
4. Welke gegevens verwerken wij en waarom?
Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die nodig zijn voor de hieronder beschreven doeleinden. Per categorie geven wij aan welke gegevens wij verwerken, waarvoor en op welke rechtsgrond (artikel 6 AVG).
4.1 Deelnemers en personen in beeld (audiovisuele producties)
Wanneer u deelneemt aan of herkenbaar in beeld komt bij een productie van Wünderbaar (bijvoorbeeld een televisieprogramma, reportage of afgeleide content), verwerken wij:
identificatie- en contactgegevens: naam en voornaam, functie, privéadres, telefoonnummer en e-mailadres;
beeld- en geluidsmateriaal waarop u herkenbaar bent (foto’s, video- en/of geluidsopnames), met inbegrip van de persoonsgegevens die daaruit kunnen worden afgeleid;
de datum van de draaidag en de gegevens uit uw toestemmingsformulier (quitclaim).
Doeleinden: het maken, monteren, (her)uitzenden en promoten van de betrokken productie en afgeleiden daarvan (o.a. sociale media), het gebruik van fragmenten in andere programma’s (zoals compilaties of jaaroverzichten), en het bewaren van het bewijs van uw toestemming.
Rechtsgrond: uw toestemming (artikel 6, lid 1, a) AVG) voor het maken en gebruiken van de herkenbare beeld- en geluidsopnames. U geeft deze toestemming via het toestemmingsformulier (quitclaim). Het bewaren van het ondertekende formulier en de onderliggende contactgegevens steunt op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f) AVG) om de rechtmatigheid van het gebruik te kunnen aantonen en op onze wettelijke verplichtingen.
U kunt uw toestemming op elk moment intrekken (zie punt 10). Het intrekken van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking, en kan niet worden toegepast op materiaal dat reeds is uitgezonden of verspreid.
4.2 Bijzondere categorieën van gegevens
Wij streven ernaar geen gevoelige gegevens (zogenaamde bijzondere categorieën, zoals gegevens over gezondheid, politieke, religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, etnische afkomst of seksuele geaardheid) te verwerken. Wanneer dergelijke gegevens toch in beeld of geluid aan bod komen, gebeurt dit in beginsel enkel voor zover u deze zelf openbaar maakt of hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming geeft, dan wel voor zover de journalistieke of artistieke uitzondering van toepassing is.
4.3 Klanten en prospecten
Wij verwerken identificatie- en contactgegevens (naam, bedrijf, functie, adres, e-mail, telefoon), gegevens over onze samenwerking en offertes, en facturatie- en betaalgegevens.
Doeleinden en rechtsgronden: het opmaken van offertes en het uitvoeren van onze overeenkomst (artikel 6, lid 1, b) AVG); klantenbeheer, boekhouding en het voldoen aan onze wettelijke (o.a. fiscale) verplichtingen (artikel 6, lid 1, c) AVG); en het onderhouden van de klantrelatie en beperkte directe communicatie over onze diensten op grond van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, f) AVG).
4.4 Leveranciers, freelancers en partners
Wij verwerken de contact- en identificatiegegevens en de administratieve/financiële gegevens die nodig zijn om onze samenwerking te beheren en de betalingen correct af te handelen.
Rechtsgronden: de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, b) AVG), het naleven van wettelijke verplichtingen (artikel 6, lid 1, c) AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij een goed leveranciersbeheer (artikel 6, lid 1, f) AVG).
4.5 Website- en contactgegevens
Wanneer u ons contacteert of onze website of sociale-mediakanalen bezoekt, kunnen wij uw contactgegevens, de inhoud van uw bericht en beperkte technische gegevens (zoals IP-adres via onze hostingprovider) verwerken om uw vraag te beantwoorden en onze online aanwezigheid te beheren.
Rechtsgronden: uw toestemming en/of ons gerechtvaardigd belang om te reageren op uw vraag en onze diensten voor te stellen (artikel 6, lid 1, a) en f) AVG).
5. Hoe verkrijgen wij uw gegevens?
Wij verkrijgen uw persoonsgegevens op verschillende manieren, afhankelijk van de aard van de samenwerking:
rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u een toestemmingsformulier invult, ons contacteert of zich kandidaat stelt voor een productie;
onrechtstreeks via personen die in onze opdracht handelen (zoals camera- en geluidsploegen of freelancers) of via casting-, figuranten- en planningsplatformen en gelijkaardige databanken;
via onze opdrachtgevers of coproducenten in het kader van een specifieke productie.
6. Gegevens van minderjarigen
Wij schenken bijzondere aandacht aan de gegevens van kinderen en minderjarigen. Wanneer een minderjarige herkenbaar in beeld komt of deelneemt aan een productie, verwerken wij diens gegevens enkel wanneer een ouder of wettelijke vertegenwoordiger hiermee akkoord gaat en het toestemmingsformulier ondertekent. De verwerking steunt in dat geval op de toestemming en/of de overeenkomst die met de ouder of voogd tot stand komt.
7. Hoelang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang een wettelijke verplichting dit vereist.
Beeld- en geluidsmateriaal met herkenbare personen: dit wordt bewaard voor onbepaalde tijd, met het oog op eventuele latere heruitzendingen, afgeleiden en het behoud van audiovisueel erfgoed. Uw toestemmingsformulier volgt in beginsel de bewaartermijn van het bijhorende beeldmateriaal, zodat wij de rechtmatigheid van het gebruik kunnen blijven aantonen.
Overige (persoons)gegevens verbonden aan uw deelname (o.a. contact- en castinggegevens): tot maximaal 3 jaar na de laatste relevante interactie of na afloop van de betrokken productie, tenzij een langere bewaring wettelijk vereist is of noodzakelijk om een recht in rechte uit te oefenen of te verdedigen.
Klant- en leveranciersgegevens: gedurende de looptijd van de samenwerking en daarna zolang nodig voor de opvolging ervan.
Boekhoudkundige en fiscale gegevens (o.a. facturen): 7 jaar, conform de wettelijke bewaartermijn.
Contact- en prospectiegegevens: tot maximaal enkele jaren na het laatste zinvolle contact.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
8. Aan wie geven wij uw gegevens door?
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit. Wij geven ze enkel door wanneer dat nodig is voor de hierboven vermelde doeleinden, aan de volgende categorieën van ontvangers:
omroepen, opdrachtgevers en coproducenten voor wie of met wie een productie wordt gerealiseerd (bv. de betrokken zender), voor de uitzending en promotie ervan;
media- en distributiekanalen en aanbieders van sociale-mediaplatformen, wanneer beeldmateriaal daar wordt verspreid;
medewerkers die niet bij ons in dienst zijn maar aan een productie meewerken (zoals monteurs, camera- en geluidsploegen), en casting-, figuranten- en planningsplatformen;
dienstverleners die namens ons gegevens verwerken (verwerkers), zoals ons boekhoud- en facturatiepakket, onze betaaldienstverlener en onze IT-, hosting- en e-maildienstverleners;
professionele adviseurs (zoals onze boekhouder of raadsman), financiële- en verzekeringsinstellingen, en bevoegde overheden, gerecht en politiediensten, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Met onze verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten die de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw gegevens waarborgen.
9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
In principe worden uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer wij een beroep doen op dienstverleners buiten de EER (bijvoorbeeld bepaalde sociale-mediaplatformen of clouddiensten), zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen bestaan overeenkomstig de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).
10. Welke rechten heeft u?
Overeenkomstig de AVG beschikt u over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken.
Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
Recht op gegevenswissing: u kunt in bepaalde gevallen vragen om uw gegevens te wissen.
Recht op beperking: u kunt vragen de verwerking te beperken.
Recht van bezwaar: u kunt zich verzetten tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang.
Recht op overdraagbaarheid: u kunt vragen uw gegevens in een gestructureerd formaat te ontvangen of over te dragen.
Recht om uw toestemming in te trekken: wanneer de verwerking op toestemming steunt, kunt u die op elk moment intrekken, zonder afbreuk aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.
Deze rechten zijn onderworpen aan de wettelijke toepassingsvoorwaarden. In het bijzonder kunt u deze rechten niet of slechts beperkt uitoefenen ten aanzien van gegevens die reeds in een uitgezonden of verspreide productie zijn verwerkt, gelet op de journalistieke en artistieke uitzondering (zie punt 3).
U kunt uw rechten uitoefenen door ons te contacteren via wouter@wunderbaar.be. Om uw identiteit te kunnen verifiëren, kunnen wij u vragen een bewijs van identiteit toe te voegen. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand.
11. Klacht bij de toezichthouder
Bent u van mening dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken? Neem dan eerst contact met ons op zodat wij dit in samenspraak kunnen behandelen. U heeft daarnaast steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel.: +32 (0)2 274 48 00 – contact@apd-gba.be – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
12. Beveiliging van uw gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, waaronder toegangsbeperkingen, beveiligde opslag en afspraken met onze dienstverleners. Toegang tot beeldmateriaal en persoonsgegevens is beperkt tot de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.
13. Cookies
Onze website kan gebruikmaken van cookies of vergelijkbare technologieën om de werking en gebruikservaring te verbeteren. Waar de wet dit vereist, vragen wij uw toestemming vooraleer niet-essentiële cookies te plaatsen. Meer informatie kan worden opgenomen in een afzonderlijk cookiebeleid.
14. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze activiteiten of de wetgeving wijzigen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website en op eenvoudig verzoek. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij dit op passende wijze meedelen.
Deze privacyverklaring vormt het “privacybeleid” en de “privacyverklaring” waarnaar wordt verwezen in het toestemmingsformulier (quitclaim) van Wünderbaar / SHWBZZ vof.